Cómo cambiar de gestoría y/o asesoría a principio de año

¿Estás planteándote cambiar de gestoría o asesoría fiscal/laboral en 2019? Puede parecer un proceso tedioso que desanima a cualquiera, te contamos cómo hacerlo sin que tu proyecto se resienta. 

El proceso de cambio de gestoría o asesoría implica, no solamente solicitar el cambio, sino transferir toda la documentación de nuestra empresa y los trámites, incluída la información sensible, de la anterior a la nueva gestoría. El hecho de que en el transcurso del cambio se nos escape algo relevante acaba por generar desconfianza en el proceso y en muchos casos uno prefiere “malo conocido que bueno por conocer”. 

Además, tu gestor actual sabe muchas cosas sobre tí y tu negocio, y el tiempo y esfuerzo que tomará adquirir una buena comunicación con la nueva gestoría es también un motivo por el que cuesta tomar la decisión de cambiar.

La realidad es que si uno se plantea el cambio de gestoría suele ser por un motivo de peso, y vale la pena por tanto dedicar un tiempo a valorar las diferentes opciones y planear muy bien las fases del traspaso, para que sea un proceso lo más cómodo posible y no interfiera en el ritmo habitual de tu negocio.

¿Qué motivos justifican un cambio de gestoría y/o asesoría?

Los motivos por los cuales se decide un cambio de gestoría son muy variados y dependen de muchos factores: del tamaño de tu negocio, del número de empleados, de la complejidad de las cuentas, del servicio que esperas obtener en relación a la cuota que pagas, etc.

En general, podemos desglosar los motivos en tres grandes grupos:

1.- FALTA DE PROFESIONALIDAD

Son todas aquellas faltas que hacen que sintamos que no estamos trabajando con profesionales actualizados ni capaces de ofrecernos la atención que necesita nuestro negocio, por ejemplo:

  • No cumplen los plazos de presentación de trámites o van muy justos y supone un trabajo extra estar pendiente
  • Se toman mucho tiempo en la presentación de los números o en la elaboración de las nóminas
  • No facilitan los datos de la empresa con suficiente transparencia y rapidez
  • No atienden cuando intento contactar con ellos, hay que perseguirlos.
  • No disponen de los datos o servicios digitalizados, lo que supone tiempo en desplazamientos y lentitud en procedimientos.
  • No están al días sobre cambios legales, normativas, subvenciones o bonificaciones de las que me puedo beneficiar
  • Faltas graves como no presentar un trámite, que acarrean sanciones directas al cliente.

2.- FALTA DE CONFIANZA 

Son aquellos motivos por los que sentimos que la gestoría no está implicada en el desarrollo de nuestro negocio, por ejemplo:

  • No conocer en persona a nuestro gestor o no tener buenas sensaciones con esa persona.
  • Haber perdido la confianza después de varios errores de profesionalidad
  • Sensación de intranquilidad y de tener que recordarles cosas o repasar su trabajo.
  • No ofrecen un servicio integral, por lo que debo asesorarme también por otras vías
  • Falta de proactividad, no se preocupan por mi negocio, se limitan a llevar la gestión y los trámites administrativos

3.- CARENCIAS RELACIÓN SERVICIO – PRECIO

Son aquellos motivos por los que pensamos que el servicio no vale lo que pagamos, por ejemplo:

  • Pagar por servicios que no usamos 
  • Cuotas muy elevadas en relación a la competencia
  • Aumento de precio sin motivo alguno o por servicios que no necesito
  • Deficiencias en el servicio que no se compensan en la cuota

Si te has encontrado en alguna o varias de estas situaciones, es lógico que te plantees un cambio, ya que no hay nada más incómodo que tener que delegar en alguien en quién no confías. Por ese motivo, te invitamos a revisar qué aspectos debes tener en cuenta al cambiarte de gestoría.

¿Qué criterios debo tener en cuenta para cambiarme de gestoria o asesoría?

  1. Rápida atención presencial y on-line
  2. Gestión y asesoramiento personalizado. Tener a una persona de referencia y confianza a la que dirigirte, y saber que dispone de un equipo de asesores especialistas en sus campos. 
  3. Experiencia 
  4. Buenas referencias
  5. Información transparente sobre los servicios incluídos y las tarifas, por escrito.
  6. Servicio integral: Gestores, abogados y economistas.
  7. Herramientas de gestión on-line
  8. Proactividad

 

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de gestoría y/o asesoría?

Es bastante habitual plantearse un cambio de gestoría o asesoría fiscal/laboral en las fechas en las que estamos, a final de año, ya que es el mejor momento para hacer balance del estado de nuestro proyecto y marcar los objetivos para el año nuevo.  

De hecho, también es el mejor momento para hacer realidad el cambio, porque ya se ha presentado la documentación del trimestre, y eso ayuda a que la transferencia de datos entre gestorías sea más sencilla, las cuentas del año siguiente las lleve un mismo gestor desde principio de año y no se dejen trámites por hacer. 

Ojo! El cambio puedes realizarlo en cualquier época del año, si lo necesitas, pero es más sencillo en épocas donde se ha dado un cierre de trámites y gestiones, o cuando empieza un nuevo año fiscal, como en enero febrero y marzo,  o en septiembre

¿Qué pasos hay que seguir para cambiar de gestoría?

El primer paso es avisar a tu actual gestoría de que quieres cambiar, y comprobar que no tienes un compromiso de permanencia que figure en vuestro actual contrato de prestación de servicios. Es importante que sepas que, aún teniendo un compromiso de permanencia, deben garantizarte el acceso a todos tus datos y trámites, que son de tu propiedad y no de la asesoría.

Una vez te des de alta en la nueva gestoría, ellos te indicarán la información que tienes que pedir a tu antigua asesoría, y si llevan la contabilidad al día no debe suponer un gran problema. Hay muchos casos, incluso, que es la nueva gestoría la que se encarga de realizar todo el traspaso de información, si se lo autoriza su cliente.

Es importante, eso sí, realizar una reunión previa con la nueva asesoría para valorar toda la documentación que pueda ser necesaria y recordar sobretodo pedir los documentos originales. Por ejemplo, si les hemos cedido un certificado digital, deberemos solicitar que lo exporten y destruyan su copia.

En el ámbito de asesoría laboral, no debemos olvidar que hay que también habrá que realizar trámites telemáticos: como realizar el cambio de Autorizado en RED, y cambiar los avisos y notificaciones telemáticas de remitente.

Finalmente, conviene dejar por escrito las condiciones de cese en la anterior y alta en la nueva gestoría, así como las fechas de cumplimiento y las obligaciones de las que se tienen que encargar cada una en este proceso de cambio. 

¿Qué documentos debo solicitar a la antigua gestoría?

La documentación necesaria variará si eres un autónomo, una empresa, e incluso variará en función de la época del año en la que efectúes el cambio. Tu nueva gestoría, después de una primera reunión, eleborará una lista personalizada de la documentación que debe proporcionarte tu antiguo proveedor de servicios. 

A grandes rasgos, la información más relevante es, irremediablemente, la relacionada con las actividades económicas:

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL:

  • Escrituras de constitución, poderes, aumentos de capital y otros cambios estatutarios.
  • Libros oficiales: Actas y Registro de Socios, Diario e Inventario y Cuentas
  • Contratos y escrituras: Compraventa de títulos mobiliarios (participaciones y acciones) e inmobiliarios (locales de negocio, viviendas y otras fincas). Contratos de alquiler y depósitos de fianzas.
  • Expediente de marcas y patentes.
  • Licencias de actividad.
  • Documentación relativa al cumplimiento de la Ley de Protección de Datos.
  • Documentación relativa a la inscripción en el Registro Mercantil de los dominios de internet.
  • certificado digital


DOCUMENTACIÓN FISCAL:

  • Identificación de la sociedad y de sus administradores y representantes:
  • Tarjeta de identificación fiscal (C.I.F.)
  • Número de operador intracomunitario (en su caso)
  • D.N.I. los administradores y representantes.
  • Declaraciones esporádicas: Mod. 036 Declaración censal de alta, baja o variación de datos sobre las obligaciones fiscales de la sociedad.
  • Impuesto sobre Actividades Económicas (I.A.E.) Altas y variaciones.
  • Declaraciones periódicas:
    IVA (Mod.303, 349 y 390)
    IRPF (Mod.111 y 190)
    Retenciones sobre alquileres (Mod 115 y 180)
    Retenciones sobre capital mobiliario (Mod.123 y 193)
    Operaciones superiores a 3.005,06 € (Mod. 347)
    Impuesto sobre Sociedades (Mod. 200, 201, 202, 222 grupos de empresas)
    Cuentas Anuales registradas.

DOCUMENTACIÓN LABORAL:

Documentación de los administradores y / o representados:
Alta de autónomos

Documentación de la empresa:

  • Apertura del código de cuenta de cotización principal y posteriores.
  • Comunicación de apertura a la Generalidad.
  • Documento de inscripción a la Mutua de accidentes y anexo con la opción de cobertura de la prestación económica de IT derivada de contingencias comunes.
  • Seguros sociales: justificantes de cotización TC1 y TC2.
  • Documentación relativa al cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

Documentación de los trabajadores:

  • D.N.I. y contratos de trabajo, prórrogas y modificaciones de las condiciones.
  • Altas, bajas y variaciones a la Seguridad Social.
  • Nóminas, liquidaciones e indemnizaciones.
  • Comunicados de la situación familiar de los trabajadores a efectos de las retenciones en el IRPF.

Recordemos además que, según la Agencia tributaria, debemos conservar la información contable de los últimos 5 años, que también deberemos proporcionar a la nueva gestoría si es el caso.

En Sant Cugat Consulting te ayudamos a tramitar el cambio de gestoría y asesoría de la forma más sencilla, para que no afecte al ritmo habitual de tu negocio o proyecto. Consúltanos y te haremos una propuesta de cambio y un presupuesto personalizado, o ven a conocernos!


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